想知道如何提升產生力嗎？學會「番茄工作法」就對了，最詳細筆記整理。

番茄工作法的目標

番茄工作法的目標，是以簡單工具及方法提升效能。

• 功效如下：
  • 減少持續流逝的焦慮。
  • 藉削減干擾來提升專注程度。
  • 提升對個人決定的留意。
  • 持續激發幹勁。
  • 支撐達成目標的決心。
  • 在質與量兩方面增加評估能力。
  • 改進工作方式或讀書方式。
  • 促進努力克服難題的決心。

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簡單有效的經典理論

• 番茄工作法是基於三個要點：
  • 以不同方式看待時間：
    不再抱持持續流逝的概念，從而降低焦慮與提升效能。
  • 善用頭腦：
    我們能夠學得更好，思慮清楚，全神貫注。
  • 簡單易用：
    這套方法簡單不複雜，但有助於持續專心致志達成目標，相較之下，許多時間管理工具，反而把工作變得更複雜。

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番茄工作法的五個步驟

• 番茄工作法包含五個步驟：
  • 一天的開始:
    • 計畫->決定今天的事項。
  • 從早到晚:
    • 追蹤->獲得今天所花心力等原始數據。
  • 一天的結尾:
    • 紀錄->記下每天的觀察。
    • 加工->把原始數據化為資訊。
    • 視覺化->把資訊化為有益理解與改進的形式。

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番茄工作法所需東西

• 實行番茄工作法所需的東西如下：
  • 番茄定時器（也就是一般的計時器）
  • 每天早上填寫一張今日工作表：
    • 在表頭寫上姓名、日期、地點。
    • 依優先順序列出今天要做事項。
    • 空出臨時急迫事項欄位，在臨時想到其他事項時記下來，本日計畫可依此作調整。
  • 事項盤點表：
    • 在表頭寫上姓名。
    • 逐一記下事項，再一天末尾把完成的事項劃掉。
  • 紀錄表：
    • 用來記下原始數據，以便化為資訊、圖表。
    • 依照目標的不同，可以有不同欄位。
    • 通常包括日期、描述、番茄鐘數目。
    • 至少每天更新一次，大多在一天結尾進行。

五步驟中的「紀錄」、「加工」、「視覺化」等步驟，直接在紀錄表上完成。

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今天工作表

• 今日工作表：
  • 每天開工之際，挑出想處理的事項，區分優先順序。
  • 寫上工作項目、日期、時間。
  • 在每個番茄鍾響起時，在該工作項目的番茄鍾數目寫上一個Ｘ。
  • 完成量則寫上完成的內容量。
  • 該事項完成，可以劃上一條線，或用其他方式表示。

日期、時間	工作項目	番茄鍾數目	完成量
5月27日、上午8點	寫文章	XXXX	5頁
5月27日、上午11點	錄製影片	XX，，Ｘ	2支
	臨時急迫事項
	訂餐廳
	查看e-mail
	整理抽屜

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事項盤點表

	寫一篇「番茄工作法」文章
	寫一篇「一週工作四小時」文章
	錄製「如何資產配置」影片
	錄製「先買房還是先投資」影片
	剪輯「如何資產配置」影片
	剪輯「先買房還是先投資」影片
	製作IG貼文素材
Ｕ(6月1號）	詢問家人，週末在哪間餐廳用餐。

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番茄時鐘的運作

• 番茄工作法：
  • 一個番茄鐘為30分鐘，其中25分鐘工作、5分鐘休息。
  • 番茄鐘不可被打斷，也就是說25分鐘全都要拿來工作。
  • 番茄中不可被分割，所以沒有半個番茄中或是四分之一個番茄鐘。
  • 如果番茄鐘被打斷，該視為失效，就像從未設定過，需要重新設定新的一個番茄鐘。
  • 當番茄鐘響起時，就應該在「今日工作表」的「番茄鐘數目」畫上一個Ｘ。
  • 番茄中響起時，不可以想再「多做幾分鐘」，就算多幾分鐘就能完成，也是不可以。
  • 番茄鐘要能夠清楚看到剩餘時間。
  • 休息時間不適合做費心神的活動，避免頭腦無法整合，損害下一個番茄鐘時段的專注度，可以選擇深呼吸、活動筋骨，與人聊天..等等。
  • 當休息時間結束，番茄鐘設定25分鐘，繼續處理工作，直到再次鐘響。
  • 每4個番茄鐘時段，安排一次長休息，進行15~30分鐘的長休息，同樣也不做費心神活動，可以選擇製作咖啡、呼吸練習、出去走走….等等。
  • 番茄鐘開始就一定得響，如果是像已經處理完，就試著做到更完美，如果在前5分鐘就完成，而且不值得做修改，則可當成例外，這個番茄時段不必列入表中，並進行下一個事項。

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進行改進

• 每天結束時：
  • 可以將「今天工作表」印出來留存，或是用電子表格、資料庫的方式存儲。
  • 重點是記下實際用的番茄鐘數目以及實際精力。

• 進行改進：
  • 透過「今天工作表」，可以觀察自己實行與安排狀況。
  • 看看一週有多少番茄鐘用在工作事項上。
  • 平均一天實行幾個番茄鐘。
  • 找出事半功倍的方案，來提升效能。

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內部干擾

雖然番茄鍾只有25分鐘，但是剛開始實行時，難免分神，可能會很想把事情丟開，做一些其他的事情，這種分神拖拉，稱為內部干擾，通常是一種偽裝的害怕，害怕自己無法好好完成。

• 範例：
  在寫文章的時候，突然想問問家人，週日放假要去哪間餐廳用餐。

• 如何擺脫內部干擾：
  • 清楚記下來：
    • 每當你感到內部干擾浮現，就在「今日工作表」上以一小撇「，」註記。
  • 決定怎麼做：
    • 如果你認為新事項很迫切，就在「今日工作表」的「臨時急迫事項」寫上。
    • 如果你認為新事項並沒有很迫切，可以在「事項盤點表」，標記「U」代表臨時事項，並註明截止日期。
    • 若不重要，就專心工作，在表上註記後，繼續工作直到番茄鍾響起。
  • 受不了工作：
    • 唯一的方法就是把番茄中作廢，即便快響起也一樣。
    • 用「，」註記，不可以用「Ｘ」標記。
    • 休息5分鍾後，展開下一個番茄鍾。

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急迫事項處理

你會發現在工作中，突然有很多「急事」後來證明根本都「不急」，而是像是一種症狀，出自無法完成手頭工作的「恐懼」。

• 急迫事項處理方式：
  • 移到事項盤點表。
  • 利用較長的休息時間處理。
  • 刪掉，有時候事情並不見得真的想要。
  • 等待番茄鍾結束、四個番茄鍾結束、一天的結尾，再看所記錄的臨時事項。
  • 急事取代其他事項，下一個番茄鍾時段做。
  • 急事取代其他事項，當天另擇時段來做。
  • 往後娜到之後的番茄中時段，直到當天結束。

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外部干擾

待在跟外界有接觸的環境，就會受到外部干擾，手機通知不斷響起，該如何是好？你必須「捍衛」番茄鐘，避免別人冒出來，讓你無法享受在「今日工作表」上標記「Ｘ」。

• 捍衛番茄鐘：
  • 關掉任何的通知音效。
  • 不能被牽著鼻子走，反過來由自己決定何時處理。
  • 有效告知、協調、計畫，再回覆對方。

• 如何擺脫外部干擾：
  • 清楚記下來：
    • 每當有人想要打斷番茄鐘，就在「今日工作表」上畫上「-」註記。
  • 決定怎麼做：
    • 如果你認為得處理這個新事項，就記在「今日工作表」的「臨時急迫事項」，並寫下完成期限。
    • 如果沒有哪麼迫切，就記在「事項盤點表」，標記為「Ｕ」，註明截止期限。
    • 如果不重要，就在表上註記之後，繼續專心工作。
  • 出現當務之急、定力不夠：
    • 唯一方法就是將這個番茄鐘作廢，再開始急事的番茄鐘。

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預估番茄鐘數

當你熟悉使用番茄工作法後，就可以開始預估所費的番茄鐘數，事項盤點表記著所有代辦事項，每天開始之際，你要衡量盤點表上的各項事項得花多少番茄鐘。

• 預估番茄鐘數：
  • 預估番茄鐘數目需為整數，沒有二分之一個番茄鐘，必須要無條件進位成整數。
  • 如果某個事項的番茄鐘數目超過5~7個，表示這事項太複雜，最好拆分數個小事項，再分別預估番茄鐘數目，這樣一來，單一事項較不複雜，預估起來也比較準確。
  • 如果預估的事項，番茄鐘數目小於一個番茄鐘，就應該把類似的事項放在一起，湊成一個番茄鐘。
  • 如果真的湊不出來，則留到今日工作表時，來試著湊湊看。

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可用番茄鐘

• 可用番茄鐘：
  • 在使用「今日工作表」時，通常是先寫下一天可用的番茄鐘總數，再填入事項。
  • 事項是按輕重緩急，依優先順序填入。
  • 預估的番茄鐘數用方格標示「□」事項後面。
  • 假設一天可使用的番茄鐘數為8，沒有必要在8個番茄鐘一後加進其他事項。
  • 如果預估的番茄數目大於實際所需，也應該再完成事項之後，再考慮剩下的番茄鐘該如何使用，可以從事項盤點表中，挑選其他事項來補滿額外時間。
  • 在完成一個番茄鐘後，就在方格標示「□」填入Ｘ，就會像這樣「☒」。
  • 如果完全按預估的番茄鐘數目完成事項，就可以把該事項劃掉。
  • 如果已經用完預估番茄鐘，需要更多番茄鐘，才能夠把事項做完，可以把新預估的番茄鐘，用不同的顏色、形狀標記上去，可以凸顯第2、3次預估，以便之後回顧檢討。

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番茄鐘效果提升法

• 番茄鐘架構：
  • 每個番茄鐘的前3~5分鐘，能用來短暫複習這事項的收穫。
  • 每個番茄鐘的後3~5分鐘，能夠用來迅速回顧最初的動機。
  • 如果想要充分檢視工作品質、方法，可以規劃番茄鐘來做。
  • 4個番茄鐘的第一個番茄鐘能用來回顧收穫，你可以大聲唸出收穫，並與團隊成員討論。
  • 4個番茄鐘的最後一個番茄鐘能回顧所做事項，有助於調整、記取收穫、啟示，讓事情事倍功半。

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訂立時間表

• 時間表的重要性：
  • 設下期限：
    期限有助於我們好好完成工作、力求在時限前完工(前提是要真正體認到期限不得違背)
  • 分隔工作、休息時間：
    休息時間最好拿來做非工作事項、臨時事項，若無休息時間，人會越趨疲乏沒勁。
  • 供衡量工作成果：
    寫在「今日工作表」之後，目標就是在期限盡力做到最好，如果無法如期完成工作，就要設法了解問題所在。

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遵守時間表

談到時間表，最大的問題就是不夠重視，假設遇到進度落後、不如預期的情況，又選擇以加班的方式來補救，就會造成明天的效率不彰，後來則同樣不彰，不斷地延誤，整體成果會越來越差，就像是雪球一樣，越滾越大，為了避免這樣的狀況，重點就在於，必須要妥善安排時間表，並且務必遵守時間表。

• 重要的事情到期處理辦法：
  • 將加班的時間加進時間表。
  • 為了避免惡性循環，不應該加班超過五天。
  • 可以為這段期間，預留一段恢復期，以避免效率下降。

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理想的情況

• 以上午8:30~下午1:00：
  • 第一組番茄鐘：
    • 第1個番茄鐘：
      • 從頭回顧昨天所做的事情。
      • 迅速預覽事項盤點表。
      • 填寫「今日工作表」(包含目前設定計畫的時段)
      • 檢視辦公桌上的東西是否定位，順手整理。
    • 第2個番茄鐘：
      • 正式開工的番茄鐘。
    • 第3個番茄鐘
      • 同樣處理同一個事項。
    • 第4個番茄鐘
      • 同樣處理同一個事項。
      • 結束後可以休息15~20分鐘。
  • 第二組番茄鐘：
    • 第1~3個番茄鐘：
      • 處理「今日工作表」事項。
    • 第4個番茄鐘：
      • 將檔案及桌面整理好。
      • 確認「今日工作表」都有填好。
      • 結束後就去吃午餐。
• 下午2:00~下午5:30:
  • 第三組番茄鐘：
    • 第4個番茄鐘：
      • 第4個番茄鐘後，開始感到疲憊。
      • 結束後，盡量斬斷工作的事。
      • 開始30分鐘休息恢復的活動。
  • 第四組番茄鐘(最後一個番茄鐘)：
    • 第1個番茄鐘：
      • 回顧今天。
      • 填寫紀錄表。
      • 註明改進之處。
      • 劃記明天的工作表。
      • 整理辦公桌。
• 下午5:30以後自由時間開始。

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遭到打斷的情況

• 假設上述理想狀態的第2組番茄鐘的第2個番茄鐘被打斷：
  • 由於工作中斷，番茄鐘也只好作廢。
  • 可以直接重新開始一個新的番茄鐘。
  • 或是選擇短暫休息後再重新開工。
  • 也可以選擇在第三個番茄鐘結束時，將原本3~5分鐘，更改成30分鐘。
  • 將原本剩下2個的番茄鐘，更改為1個番茄鐘。
  • 若有額外時間，則用來整理桌面、資料。

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如何發揮最大效能

• 要如何安排一個工作日：
  • 完善的工作計畫來自持續觀察、檢討。
  • 目標是盡量使事項一個接一個完成。
  • 上午8:30~中午12:30，可以分配兩組各4個番茄鐘＋3個番茄鐘。
  • 下午1:30~下午5:30，可以分配兩組各4個番茄鐘＋3個番茄鐘。
  • 可以利用第1組番茄鐘，替當天做規劃。
  • 最後1個番茄鐘用來查看所有通知。
  • 4個番茄鐘為一組，通常最能發揮效率。
  • 也可以自行加長或縮短，以3、5個番茄鐘也一組。
  • 每組休息時間也可以自行調整為15~30分鐘。

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設定進步目標

• 設定進步目標：
  • 從追蹤與紀錄，就能夠知道各事項所費的精力多寡，了解時數預估的誤差大小。
  • 番茄工作法能基於不同的追蹤、目標紀錄，靈活調整。
  • 是實際需求調整作法，追蹤工作越簡單越好。
  • 使用紙、筆、橡皮擦可以避免複雜化。
  • 可以在事項盤點表、今日工作表增加「目標」一欄，算出所費精力。
  • 從事項盤點表的填入日期，就能夠知道事項耗時多久。

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番茄團隊的益處

• 團隊缺乏時間管理策略：
  • 團隊唯恐出現怨懟，成員可能互相指責，衝突摩擦。
  • 信任分崩離析，針鋒相對、猜忌懷疑。
  • 團隊氣憤緊繃焦慮而沮喪。

• 番茄團隊的益處：
  • 減少成員摩擦。
  • 箭少不必要的開會。
  • 避免干擾打斷。
  • 協助及時達成目標與事項。

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微團隊應用

• 微團隊：
  • 每個微團隊都擁有各自的番茄鐘。
  • 微團隊就是指做同一個事項的人員，人數不限。
  • 微團隊可以是獨自一人。
  • 每個微團隊都有一個管理者，負責完成事項的負責人。
  • 每個微團隊都能自由決定休息時間長短。
  • 每個微團隊的工作節奏都不同，不適合共用一個番茄鐘。
  • 藉由團隊時間表，就能夠滿足全體開會的需求。
  • 番茄鐘由負責人啟動、決定架構、劃記、決定干擾處理、休息時間。
  • 今日工作表除了劃Ｘ，還需加入成員名字。
  • 事項盤點表需要加上「負責人」、「番茄鐘數」、「人數」。

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強化微團隊

• 番茄鐘輪調：
  • 特定輪調頻率(1、2、4個番茄鐘），微團隊互換一位成員。
  • 系統性輪調能促進工作效率，讓新加入的成員帶來新點子。
  • 分享知識、提升團隊技能、讓團隊更能調度、了解個目標的進展。
  • 強迫論調會打擊工作心情，請務必取得成員同意。

番茄鐘的長度

• 番茄鐘工作的長度：
  • 番茄鐘必須代表有效的最小工作單位。
  • 番茄鐘需促進清晰專注的思考。
  • 理想番茄鐘要介於20~35分鐘。
  • 其中以30鐘的長度最好。
• 番茄鐘休息的長度
  • 休息的長度取決於「疲倦度」。
  • 整組番茄鐘結束時的休息時間該有15~30分鐘。
  • 整組休息時間如果一直超過30分鐘，番茄工作節奏可能會被打斷，同時也代表，你是需要長時間的休息，
  • 基於壓力而縮短休息時間是一種嚴重錯誤，頭腦是需要整合資訊，才能接收新資訊。
  • 每個番茄鐘至少要休息3~5分鐘，若超過10鐘，番茄鐘的節奏會被打掉，最好的做法是，完成整組番茄鐘，在進行較長的休息時間。

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對時間的感受

• 對時間的感受：
  • 開始運用番茄鐘工作法後，最明顯的好處就是「注意力」更集中。
  • 最初幾個25分鐘的番茄鐘，似乎過得比較慢。
  • 持續運用幾天後，就能開始感覺到，25分鐘何時過了一半。
  • 持續運用幾週以後，就能夠開始感覺到，何時只剩下5分鐘。
  • 可以透過練習提升對時間流逝的感受能力，從而更專注處理手頭事項。

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番茄鐘的聲音

• 番茄鐘有兩種聲音：
  • 一個是滴答響：
    剛開始滴答聲也許滿惱人，但是持續使用幾天後，滴答生會變得很撫慰人心，然後再使用一陣子以後，使用者甚至可以專心到聽不到鈴聲。
  • 一個是鈴響：
    不得不考慮旁人，現在大家共用空間可能發生，像是圖書館、開放式辦公室….等，基於對旁人的尊重，可以使用發光、輕聲、震動、閃光…等，手錶、計時器、app。

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番茄鐘的挑選

• 番茄鐘的挑選：
  • 番茄鐘的外型：
    也就是計時器的外型，琳琅滿目，挑選自己喜歡的外型，運用起來會更愉快。
  • 選擇能發條的計時器：
    幫番茄鐘上發條的動作，就好像是在宣示，我決定開始做事了。
  • 必須顯示剩餘時間：
    必須要清楚顯示剩餘時間並且能夠發出滴答聲，使你能保持專注。
  • 必須要有容易辨識的聲響
    才能夠順利表示時間的結束。

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初學者的焦慮

• 初學者的焦慮：
  • 原本缺乏紀律的人：
    • 缺乏紀律的人，會害怕番茄工作法，因為他們感覺自己受到監控。
    • 番茄工作法，是用來滿足自身進步需求，不應該認為是監控手段。
  • 滿心想著成果的人：
    • 認為番茄鐘的滴答聲，是用來催促自己的聲音。
    • 想要走近路，但是卻找不到任何近路，陷入害怕的惡性循環。

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循序漸進的思維

• 循序漸進的思維：
  • 感覺很快並不是重要，實際上很快才是重點。
  • 學會自我衡量，觀察工作狀況，一路完成番茄鐘。
  • 最初的挑戰是完成一個25分鐘的番茄鐘。
  • 可以從5、10、15…..25分鐘開始，慢慢做起。
  • 重點在於不要退步，持續增加工作時間。
  • 不要在意成果好壞，只需要工作、追蹤、觀察、改變、進步。
  • 試著找出讓番茄鐘減少，也能夠完成原本事項的辦法。

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激發個人動機

• 番茄鐘激發個人動機：
  • 每天都可以完成事項，朝達成目標邁進。
  • 每日都可以帶來個人進步。
  • 持續觀察與衡量自己的工作方式。

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反轉時間的負面

• 反轉時間的負面：
  • 番茄鐘代表提取時間，讓時間的流逝，不再顯得負面。
  • 番茄工作法將時間框住，讓時間的倒數，帶來良性的壓力。
  • 每一個番茄鐘都是進步的機會。
  • 愈多時間的流逝，愈有可能提升處理能力。
  • 能夠全神貫注，聚焦此時此刻，並清晰思考下一步。

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調解事項的複雜度

• 挑戰的調整原則：
  • 我們能不斷提升幹勁，就是因為每天都完成數個事項挑戰。
  • 如果超過5~7個番茄鐘的事項，應該拆分成數個小事項。
  • 如果不到1個番茄鐘，就應該湊成1個番茄鐘。

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抽離

• 抽離的價值與效益：
  • 番茄鐘定時的休息非常重要，能夠使頭腦清晰，產能增加。
  • 長時間的工作，會導致心情沮喪，精神渙散，進而效率下降。
  • 每25分鐘休息一下，能從不同觀點看待事情，想出不同的解法，發現待修正的錯誤。
  • 抽離可以提升持續工作的價值。
  • 透過番茄工作法，可以習慣停下來，從工作中抽離，而不是一昧埋首工作。
  • 抽離，可以從外頭觀察自己，更留意自身的行為。
  • 暫停是優點而非缺點。

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觀察與回饋

• 觀察與回饋：
  • 番茄工作法是以每25分鐘進行比較。
  • 番茄鐘的最初與最後5分鐘，是用來複習、回顧所做的事情，是否有效。
  • 每天至少紀錄一次數據，外加每30分鐘進行追蹤。
  • 依照客觀數字衡量工作效率，並挑整做法，提升工作成果。
  • 測試事項安排的替代策略，提升番茄鐘數的預估準度。
  • 透過改進工作程序，可以更樂於自己的做事方法。
  • 透過挑整可以找出適合自己的步調。

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番茄工作法的訣竅

• 番茄工作法的訣竅：
  • 每個番茄鐘都很重要：
    建立個人對時間的留意，必須收集自身工作的資訊。
  • 不必跟時間鬥：
    不要想把番茄鐘數目衝高，所有與時間的爭鬥，注定與失敗告終。
  • 休息：
    了解疲累程度，決定停止或繼續，使下一個番茄鐘更願意工作。
  • 一次達成一個目標：
    分成一系列循序漸進為目標，妥善應用，更能達成下一個目標。
  • 不必急：
    目標不是儘速達成番茄工作法的所有目標，要慢下來，好好享受達成，現在這目標的過程。

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番茄工作法的基本原則

• 基本原則：
  • 1個番茄鐘25分鐘，5分鐘休息。
  • 每完成4個番茄鐘，進行一次15~30中的長休息。
  • 番茄鐘不可切割。
  • 沒有半個或四分之一個番茄鐘。
  • 番茄鐘開始一定得響。
  • 番茄鐘被徹底中斷就作廢。
  • 提早完成事項，就檢查工作成果，直到番茄鐘響起。
  • 捍衛番茄鐘。
  • 針對外部干擾，進行有效告知、協調、計畫、回覆。
  • 超過5~7個番茄鐘，拆分數個小事項。
  • 複雜事項拆分成數個小事項。
  • 不到1個番茄鐘，則湊成1個。
  • 簡單事項可以湊在一起。
  • 時間表永遠高於番茄鐘。
  • 每個微團隊都擁有各自的番茄鐘。
  • 下一個番茄鐘會更好。

間歇高效率的番茄工作法
【風靡30年的時間管理經典】

作者簡介

法蘭西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）

　　番茄工作法創始發明人。

　　西里洛顧問公司的創辦人，以柏林為據點，跟許多全球大企業合作。
　　在大學時代，他想花更少時間做更多事，遂發明番茄工作法。
　　2006年，他出版最初的番茄工作法電子書，下載數超過200萬次。
　　現在這個版本是本書首次進入零售通路，在書店公開上市。

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